Gestión del tiempo y planificación

Cada día se nos brinda una nueva oportunidad para hacer un montón de cosas. Cada nueva jornada disponemos de 24 horas, 1440 minutos y 86400 segundos… Parece que tenemos tiempo, pero realmente no es una cuestión de cantidad sino de calidad. Hay personas que “matan” literalmente el tiempo, no lo aprovechan. Hay otras que se bastan con un único día para efectuar algo significativo con sus vidas.

«El problema es la falta de dirección, no la falta de tiempo. Todos tenemos días de 24 horas»

Zig Ziglar

El tiempo es la materia prima de la vida, un recurso no renovable que se agota igual de rápido independientemente del uso que de él hagamos.

Aquellos que han logrado cosas asombrosas lo han hecho con las mismas 24 horas. No podemos añadir más horas al día, pero podemos ser más selectivos con las cosas a las que dedicamos las horas que tenemos.

Si quieres mejorar tu cuerpo, debes dedicarle tiempo. Decidir hacer nuevas cosas implica casi siempre dejar de hacer otras. Por suerte, la mayoría de cosas que hacemos no son necesarias. Al eliminar lo superfluo, nos quedamos con lo esencial. El objetivo final no es hacer más, sino hacer lo importante.

El simple hecho de reflexionar sobre el valor del tiempo nos hará cuidarlo más, evitando desperdiciarlo en actividades triviales. Recuerda que todo lo que haces tiene un precio, y lo estás pagado con tu tiempo.

No es que tengamos poco tiempo, sino que desperdiciamos mucho. La vida, si sabes usarla, es larga

Séneca

PLANIFICACIÓN

EVITA DISTRACCIONES

OTROS

PLANIFICACIÓN

Planifica por escrito

Las personas que verdaderamente consiguen sus objetivos, los logran precisamente por eso: ¡porque tienen objetivos! Y sin una buena planificación, se acumulan las tareas pendientes y lo urgente desplaza a lo importante. Plasmar nuestros objetivos en papel les da poder. Planificar la acción centra nuestra atención y nos ayuda a combatir la distracción.

Una de las razones principales de la postergación de las decisiones y la falta de motivación es la vaguedad, la confusión acerca de lo que se supone que tiene que hacer y en qué orden y por qué razón. Tiene que evitar esta situación habitual y luchar por la mayor claridad posible en todo lo que haga. Una gran regla para el éxito: piense sobre papel. Solo un tres por ciento de los adultos tiene objetivos claros escritos. Esas personas consiguen cinco o diez veces más que gente de igual o mejor educación y capacidad pero que, por la razón que sea, nunca se han dado el tiempo para escribir exactamente lo que quieren. 

Hay una poderosa fórmula, que puede usar durante el resto de su vida, para establecer y lograr objetivos. Consiste en siete pasos muy sencillos. Dar cualquiera de estos pasos (si es que aún no los ha dado) permite duplicar o triplicar la productividad personal:

  • (1) Decida exactamente qué quiere. 
  • (2) Escríbalo. 
  • (3) Establezca una fecha tope para su objetivo. 
  • (4) Haga una lista de todo lo que piensa que va a tener que hacer para lograr el objetivo. 
  • (5) Organice la lista como un plan. 
  • (6) Actúe inmediatamente conforme al plan. 
  • (7) Decida hacer cada día algo que le acerque a su objetivo principal. 

Los objetivos escritos con claridad tienen un efecto maravilloso en su pensamiento. Le motivan y afirman para la acción. Estimulan su creatividad, liberan su energía y le ayudan a superar la postergación de las decisiones tanto como cualquier otro factor.

Cada día debes dedicar el mayor tiempo posible a las actividades de mayor impacto. Recibes cada día las mismas unidades de tiempo que el resto de las personas (24 horas). Tú decides en qué las empleas. Lo que logres en cada unidad de tiempo depende de la energía que tengas en ese momento.

El mero acto de pensar y planificar desata sus poderes mentales, dispara su creatividad y aumenta sus energías. Uno de sus objetivos principales en el trabajo debe ser obtener el mayor beneficio posible de su inversión de energía mental, emocional y física. Y cada minuto ocupado en planificar le ahorra hasta diez minutos en la ejecución. Planificar el día no le consume más de diez o doce minutos, pero esta pequeña inversión de tiempo le ahorrará por lo menos dos horas (entre 100 y 120 minutos) de tiempo perdido y esfuerzo impreciso durante el día.  

Necesita listas distintas para propósitos distintos. Primero debe crear un listado maestro en el cual escribe todo lo que le parece que quiere hacer en algún momento en el futuro. En segundo lugar, debe contar con una lista mensual que hace al final de cada mes para el mes siguiente. Puede contener asuntos que transfiere del listado maestro. En tercer lugar, debe contar con una lista semanal donde planifica anticipadamente la semana completa. Esta lista se mantiene en construcción mientras transcurre la semana. Finalmente, debe transferir asuntos de sus listas mensuales y semanales a su lista diaria. Se trata de las actividades específicas que va a realizar al día siguiente.

Haga la lista diaria la noche anterior, al término del día de trabajo. Traslade todo lo que todavía no ha terminado a la lista del día siguiente y después agregue todo lo que tiene que hacer ese día. Si hace la lista la noche antes, su subconsciente trabajará con esa lista toda la noche mientras duerme. Y con frecuencia le ocurrirá levantarse con grandes ideas e intuiciones que puede utilizar para completar su trabajo con mayor prontitud y mejor de lo que había pensado inicialmente.

Conforme transcurre la jornada laboral, ponga una señal en los asuntos de la lista que ha completado. Esto le permite disponer de un cuadro visual de los logros. Genera la sensación de éxito y de avance. Si ve que avanza progresivamente en su lista, se siente motivado y aumentan sus energías. También mejora su autoestima y respeto de sí mismo. El progreso continuo y visible le impulsa hacia adelante y le ayuda a superar indecisiones.

VISIÓN SEMANAL:

  • Al inicio de la semana debes definir los objetivos principales que quieres lograr en los próximos días, además de revisar las tareas pendientes y los compromisos relevantes. Puedes hacer un boceto inicial de tu semana o usarla para ayudarte a priorizar lo más importante.
  • Al finalizar cada semana debes reflexionar sobre lo que hiciste bien pero también sobre lo que puedes mejorar. ¿En qué aspectos avanzaste según lo previsto? ¿Fuiste constante con la dieta y el entrenamiento? ¿Qué distracciones te alejaron de tu planificación? Piensa en las principales lecciones aprendidas y en las cosas por las que te sientes agradecido. Este proceso constante de planificación y reflexión es fundamental para progresar. Evalúa tu satisfacción con el tiempo que pudiste dedicar a las actividades de mayor impacto, así como la energía que has sentido estos días y tu nivel de atención.

VISIÓN DIARIA:

  • ENERGÍA: cuando nuestra vida se vuelve especialmente caótica y estresante tendemos a eliminar aquello que más necesitamos: actividad física y horas de sueño. Al recortar estas actividades nuestra vida no solo es más vacía, sino que también menos productiva.
    • Registra el deporte que haces y el número de pasos realizados
    • Anota a qué hora te levantas y a qué hora te acuestas cada día, así como la calidad del sueño
    • Registra todo lo que comes
  • TIEMPO Y ATENCIÓN:
    • Define un máximo de 3 tareas prioritarias para el día, alienadas con los objetivos que te marcaste para la semana. Si tienes poco tiempo, céntrate en uno. Recuerda que productividad no es hacer más, sino hacer lo importante.
    • En la sección “notas, ideas, pendientes” apunta las actividades secundarias o anotar simplemente las ideas o los pendientes que surjan durante el día. Volcar todo esto al papel libera tu mente y evita distracciones
    • BLOQUES DE TIEMPO: el objetivo de los bloques de tiempo es organizar tu día alrededor de tus prioridades. Si no planificas tu vida, otros lo harán por ti.
    • Planifica el ocio o el entrenamiento.

REAJUSTA LA PLANIFICACIÓN SI ES NECESARIO

“LOS PLANES SON INÚTILES, PERO LA PLANIFICACIÓN ES ESENCIAL” Dwight D. Eisenhower

El plan define tu dirección inicial, pero deberás ir ajustándolo a la realidad. La planificación no es un evento, sino un proceso.

Este proceso de replanificación te ayudará a refinar tus estimaciones y a reservar espacios para las interrupciones más frecuentes. Gracias a este proceso tus planes cada vez serán más precisos y efectivos.

Usa bloques de tiempo

El objetivo de los bloques de tiempo es organizar tu día alrededor de tus prioridades. Si no planificas tu vida, otros lo harán por ti.

La mayoría de personas se limitan a gestionar una lista de tareas, borrándolas a medida que se completan. La lista de tareas es una herramienta adicional, pero no debe ser la principal. Es una estrategia reactiva, que no te ayuda a planificar tu día. Por el contrario, planificar bloques de tiempo te permite darle una dirección clara a la jornada, y la claridad magnifica la productividad. Al anticipar lo que harás en cada momento, reduces la procrastinación y la distracción.

El objetivo es dedicar toda tu atención a una actividad única en cada momento, asignándole su bloque de tiempo concreto. Si te surgen ideas o recuerdas tareas pendientes durante un bloque de tiempo, anótalas en la sección superior y continúa trabajando.

Al distinguir distintos tipos de tareas podrás planificar aquellas que requieran más esfuerzo mental en tus momentos de máxima energía natural.

¿Por qué son tan efectivos los bloques de tiempo?

  • Te dan claridad sobre las siguientes tareas a realizar. Multitud de estudios indican que planificar cuándo trabajarás en algo eleva en gran medida la probabilidad de cumplir el objetivo.
  • Reservar un bloque de tiempo para una sola actividad ayuda a concentrar toda tu atención en ella, reduciendo las distracciones.
  • Te hacen más consciente de cómo usas tu tiempo, mejorando su gestión.
  • Ayudan a marcar límites a tareas no prioritarias. Actividades como revisar el correo o las redes sociales suponen poco esfuerzo mentar y las tendemos a alargar. Fijar por adelantando cuándo realizarás estas tareas y cuánto tiempo les dedicarás reduce el riesgo de que desplacen a las tareas esenciales.

Aunque los bloques de tiempo es una gran herramienta para mejorar la productividad, es difícil mantener la atención y la energía por un tiempo prolongado, por eso es bueno combinar los bloques de tiempo con la técnica Pomodoro. Por ejemplo, pones un temporizador de 25 minutos, durante los cuales te comprometes a dedicar toda tu atención a esta actividad. Al finalizar ese tiempo, descansas 5 minutos y realizas otro intervalo Pomodoro. Tras completar cuatro intervalos tomas un descanso más largo, de 20 o 30 minutos.

  • No hay reglas filas para las duraciones del Pomodoro, encuentra la que mejor te funcione y también la que mejor se adapte al trabajo que estás haciendo.
  • Para medir los intervalos puedes usar lo que prefieras: un cronómetro, un temporizador online (como tomato-timer.com) o un reloj de arena (este último te hace ser más consciente del paso del tiempo y potencia la atención).

Prioriza

Priorizar es la clave de la productividad. Nada acelerará más tu progreso que trabajar en las tareas de más impacto la mayor parte del tipo. Es difícil progresar en lo importante si tu única herramienta es una lista de pendientes. Elimina la lista de tareas que te distraen y no te permiten mantenerte enfocado, aquellas acciones que te roban la inspiración y dedica toda tu atención a las tareas que te producirán los resultados que esperas. Cuando sabemos a qué decir no, podemos decir sí a lo que realmente importa.

Como decía Marco Aurelio: «No ganas muchas cosas si quieres vivir tranquilo. ¿No sería mejor decir: haz lo que es necesario, lo que la razón por naturaleza exige y como exige que sea hecho? Este es el medio más seguro que podemos emplear para gozar de la tranquilidad, y no solamente de lo que nos pueda procurar el cumplimiento de nuestros deberes, sino también de la que se disfruta haciendo pocas cosas a la vez. En efecto; la mayor parte de nuestras palaras y de nuestras acciones son inútiles; luego suprimiéndolas tendremos más tiempo libre y menos preocupaciones. Es necesario, pues, repetirte a cada instante esto,:¿Puede serme acaso de alguna utilidad?. Y no solo debemos evitarnos las acciones, sino también los pensamientos que son innecesarios. De esta manera, las acciones que ellos arrastran no llegarían a tener realidad». Mucho de lo que hacemos y decimos durante la semana es completamente innecesario. Reuniones, bienes materiales, confrontaciones, búsquedas: son distracciones y problemas inútiles. Nos alejan de la tranquilidad y de nuestro propósito. Antes de hablar, actuar o comprar algo, pregúntate: ¿Es esta una de las cosas necesarias?

Estudie las consecuencias:Cuanto más claras sean sus intenciones futuras, mayor influencia tendrá esa claridad en lo que hace en la actualidad. Si tiene una visión clara a largo plazo, es mucho más capaz de evaluar una actividad en el presente y de comprobar si es coherente con lo que se propone. Algo importante tiene, por definición, consecuencias potenciales a largo plazo. Lo que no es importante tiene poca o ninguna consecuencia potencial a largo plazo. Antes de empezar a hacer algo, siempre debería preguntarse: «¿Cuáles son las consecuencias potenciales de hacer o no hacer esta tarea?». 

La gente exitosa es la que está dispuesta a postergar la gratificación y a hacer sacrificios a corto plazo para poder disfrutar de muchas mayores recompensas a largo. La gente que no tiene éxito, en cambio, piensa más en el placer a corto plazo y en la gratificación inmediata y poco en el futuro a largo plazo. Si una tarea o actividad tiene grandes consecuencias positivas potenciales, conviértala en prioridad y empiece de inmediato con ella. Si algo puede tener grandes consecuencias potenciales negativas si no lo hace pronto y bien, también debe convertirse en prioridad. Pensar continuamente en las consecuencias potenciales de sus opciones, decisiones y conductas es uno de los mejores modos de determinar sus verdaderas prioridades en el trabajo y en la vida.

¿Qué es lo más importante? La ley de eficiencia obligada dice que «nunca hay tiempo suficiente para hacer todo, pero siempre hay tiempo suficiente para hacer lo más importante». Esto significa que nunca se pondrá al día. Quítese esa idea de la cabeza. Lo único que puede esperar es estar al día en sus responsabilidades más importantes. Las otras sencillamente tienen que esperar.

Puede plantearse regularmente tres preguntas para mantenerse centrado en terminar sus tareas más importantes conforme a lo programado. La primera pregunta es «¿Cuáles son mis actividades de mayor valor?». La segunda pregunta que se puede hacer continuamente es»¿Qué puedo hacer yo que solo puedo hacer yo y que si lo hago bien producirá una verdadera diferencia?». La tercera pregunta que puede hacerse es «¿Cuál es, hoy, el uso más valioso de mi tiempo?». Cuanto más precisas sean las respuestas a estas preguntas, más fácil le resultará establecer prioridades claras, superar la postergación de decisiones y empezar las actividades que implican el uso más valioso de su tiempo.

«Si persigues 2 liebres a la vez, no atraparás ninguna»

Proverbio ruso.

Hay 3 herramientas esenciales que te ayudarán a priorizar: el principio de Pareto, la matriz de Eisenhower y el método ABCDE:

PRINCIPIO DE PARETO:

El principio de Pareto afirma que el 20% de tus actividades determinan el 80% de tus resultados. Por tanto, debes seleccionar tus tareas con cuidado.

Las actividades triviales son mucho más abundantes que las esenciales. Tu objetivo es identificar las actividades esenciales y dedicarles el mayor tiempo posible.

Hay tareas poco relevantes que también deben completarse, y además no todas las tareas tienen la misma magnitud.

Para lidiar con esta realidad puedes complementar Pareto con otro modelo mental: LA MATRIZ DE EISENHOWER. Esta matriz divide las actividades en cuatro cuadrantes, según su importancia y urgencia.

  • 1_Haz primero las tareas importantes y urgentes. Estas deberían tener prioridad sobre todas las demás.
  • 2_Planifica después las tareas importantes pero no urgente, dedicándoles bloques de tiempo individuales.
  • 3_Delega, siempre que puedas, las actividades urgentes que no sean importantes. Toma además medidas para minimizar su ocurrencia.
  • 4_Elimina, en la medida de lo posible, las tareas que no sean importantes ni urgentes. las que puedas eliminar, agrúpalas en sus propios bloques de tiempo para lidiar con ellas de una vez sin permitir que afecten la planificación de actividades importantes.

Pregúntate:

  • ¿Cuáles son las actividades de mayor impacto en mi vida? ¿Les dedico suficiente tiempo y energía?
  • Piensa en las últimas urgencias con las que tuviste que lidiar. ¿Eran importantes? ¿Podrías tomar medidas para reducir el riesgo de que se repitan?
  • ¿Qué actividades no importantes te roban más tiempo? ¿Qué te comprometes a hacer para reducirlas?
  • ¿Estoy siendo productivo o solamente activo?
  • ¿Me estoy inventando cosas que hacer para no hacer lo importante? Eliminó todas las actividades que utilizaba como distracciones y empezó a centrarse en mostrar resultados en lugar de aparentar dedicación. La dedicación suele ser trabajo sin sentido enmascarado. Sé despiadado.
  • Los problemas, por regla general, se resuelven solos o desaparecen si quitas de en medio el cuello de botella que tú ocasionas y otorgas a otros el poder para actuar.
  • ¿Te creas la sensación de estrés porque sientes que tienes que hacerlo? ¿Tienes que hacerlo?

Las personas efectivas permanecen fuera de los cuadrantes III y IV porque, urgentes o no, no son importantes. También reducen el cuadrante I y pasan más tiempo en el II. El cuadrante II es el corazón de la administración personal efectiva. Trata de las cosas que no son urgentes, pero sí importantes: por ejemplo, construir relaciones, la planificación de largo alcance, el ejercicio físico, el mantenimiento preventivo, la preparación, la formación… Es decir, todas esas cosas que sabemos que hay que hacer, pero que solemos eludir, porque no son urgentes. Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas, sino hacia las oportunidades. Alimentan las oportunidades y dejan morir de inanición a los problemas. Piensan preventivamente.

Ser eficaz es hacer cosas que te acerquen a tus metas. Ser eficiente es llevar a cabo una tarea determinada (independientemente de que sea importante o no) de la manera más económica posible. Ser eficiente sin pensar en la eficacia es el modo en que el universo funciona por defecto. A partir de este momento, recuerda esto: lo que haces es infinitamente más importante que cómo lo haces. La eficiencia sigue importando, pero es inútil si no la aplicas a lo correcto. Limita tus tareas a las importantes, para trabajar menos tiempo (80/20).

MÉTODO ABCDE:

El método ABCDE es una poderosa técnica para establecer prioridades que puede utilizar todos los días. Esta técnica es tan sencilla y eficaz que puede, por sí misma, hacer de usted una de las personas más eficaces y eficientes en su campo de actividades. El poder de esta técnica reside en su sencillez. Funciona así: empiece con la lista de lo que tiene que hacer al día siguiente. Piense sobre papel. Después escriba una A, B, C, D o E delante de cada asunto de la lista antes de empezar con la primera tarea.

Un asunto A se define como algo muy importante, que debe hacer o en caso contrario afrontará graves consecuencias. Si tiene más de una tarea A, establezca prioridades escribiendo A-1, A-2, A-3, etcétera, delante de cada asunto. Su tarea A-1 es el sapo más grande y más feo de todos. Un asunto B se define como una tarea que debería hacer. Pero sus consecuencias solo son leves. La regla es que nunca debe hacer una tarea B si hay pendiente una A. Una tarea C se define como algo que sería agradable hacer, pero sus consecuencias son inexistentes lo haga o no. Una tarea D se define como algo que puede delegar en otra persona. La regla es que debe delegar todo lo que puede hacer otro para así contar con más tiempo disponible para las tareas A que solo usted puede hacer. Una tarea E se define como algo que puede eliminar sin que eso importe lo más mínimo. Después de aplicar el método ABCDE a su lista, está completamente organizado y listo para conseguir que las cosas más importantes se hagan más rápidamente.

Prioriza: trucos del libro «Make time»

Empieza el día teniendo claro cuál es tu prioridad del día. Cada día elegirás una única actividad que priorizar y proteger en tu agenda. Puede tratarse de un objetivo importante en el trabajo, como terminar una presentación. O puedes optar por algo personal, como preparar la cena o plantar unas flores en el jardín. Tu Prioridad puede ser algo que no necesariamente debes hacer, sino que quieres hacer, como jugar con tus hijos o leer un libro. Tu Prioridad puede incluir múltiples pasos; por ejemplo, que para terminar la presentación tengas que escribir las observaciones finales, completar las diapositivas y hacer un ensayo de la presentación. Si te pones como meta «finalizar la presentación» como tu Prioridad, te comprometes a completar todas las tareas que se requieren. Por supuesto, la Prioridad no es la única cosa que harás durante el día; pero será tu actividad más importante. Cuando te preguntas «¿Hoy cuál será mi Prioridad?», te aseguras de que vas a emplear el tiempo con las cosas que son importantes para ti, y de que no perderás el día entero reaccionando a las prioridades de los demás. Cuando eliges una Prioridad, te pones a ti mismo en un estado mental positivo y proactivo.

¿Cuál será tu Prioridad del día? Queremos que empieces cada día pensando en qué quieres colocar el foco. Si al final del día alguien te pregunta «¿Qué ha sido lo mejor que te ha pasado hoy?», ¿cuál desearías que fuera tu respuesta? Cuando piensas en el día transcurrido, ¿con qué actividad, logro o momento quieres deleitarte? Esa es tu Prioridad. La Prioridad no será lo único que harás cada día. Después de todo, la mayoría no podemos ignorar nuestras bandejas de entrada ni decir no a nuestros jefes. Pero escoger una Prioridad te da la oportunidad de ser proactivo a la hora de emplear tu tiempo, en lugar de dejar que la tecnología, los predeterminados de la oficina y otras personas administren tu agenda.

Una regla que no falla es escoger una Prioridad que te tome de sesenta a noventa minutos. Si estás menos de sesenta minutos, puede que no tengas tiempo para llegar a concentrarte en la tarea; pero, después de noventa minutos de atención centrada en la tarea, la mayoría de la gente necesita un descanso. Así que entre sesenta y noventa minutos es el tiempo ideal. Es el tiempo suficiente para hacer algo con significado, y es una cantidad de tiempo razonable que podrás introducir en tu agenda.

#1 Anótala: Sí, sabemos que parece obvio, pero hay algo especial, casi mágico, si anotas tus planes: es más probable que ocurran las cosas si las escribes. Si pretendes ganar tiempo para tu Prioridad, empieza anotándola. Haz que anotar tu Prioridad sea una rutina diaria y simple. Puedes hacerlo a cualquier hora, pero al anochecer — antes de irte a la cama— y por la mañana suelen ser los mejores momentos para la mayoría de las personas.

#2 Repítela (o rehace el ayer). Repítela (o rehace el ayer) ¿No estás seguro de qué elegir como tu Prioridad? Hay muchas razones por las que querrías repetir tu Prioridad:

  • Si no conseguiste llevar a cabo la Prioridad, es probable que todavía sea importante. Repítela para darte otra oportunidad.
  • Si empezaste tu Prioridad pero no la terminaste, o si tu Prioridad era parte de un proyecto mayor, hoy es el día perfecto para progresar o empezar un esprint personal (#7). Repítela para tener más impulso.
  • Si estás comenzando a establecer una nueva tarea o habilidad, necesitarás la repetición para sentar las bases del comportamiento. Repítela para crear hábito.
  • Si la Prioridad de ayer te aportó alegría o satisfacción, ¡no hay nada malo en volver a hacerla! Repítela para seguir con la buena onda.

#3 Clasifica tu vida. Si te sientes atascado a la hora de escoger una Prioridad, o si tus prioridades en la vida están en conflicto, prueba esta receta para clasificar tus grandes prioridades:

  • Haz una lista de las cosas más importantes de tu vida. No priorices la lista todavía, solo escríbela. Anota de tres a diez cosas
  • Escoge aquella única cosa que sea más importante. Considera lo que tiene más significado para ti, no lo que es más urgente. No te preocupes demasiado —esta lista no está grabada en una piedra—. Siempre podrás hacer otra lista el próximo mes, semana, mañana o incluso esta tarde.
  • Escoge la segunda, la tercera, la cuarta y la quinta cosa más importante
  • Reescribe la lista por orden de prioridad
  • Dibuja un círculo alrededor del número uno. Si quieres progresar con tu prioridad número uno, tendrás que hacer que se convierta en tu foco de atención cuando sea posible. Al dibujar el círculo potencias esa prioridad; hay algo simbólico cuando resaltas tu decisión. Poner a la familia en segundo lugar (temporalmente) no quería decir que los iba a ignorar; solo significaba ser honesto conmigo mismo acerca de dónde debía centrar mi atención

#4 Reagrupa las pequeñas tareas. Reagrupa las pequeñas tareas Puede resultar difícil concentrarte en tu Prioridad cuando sabes que hay decenas de tareas que no son prioritarias que se van acumulando. Nosotros tenemos el mismo problema. Puede que estas tareas menores no te parezcan propias para convertirlas en una Prioridad —a nadie le gusta tener que ganar tiempo para responder correos electrónicos—, pero te sorprenderá la satisfacción que te dará el hecho de ponerte al día. Y cuando te pones al día de todo a la vez, en lugar de intentar constantemente tener la bandeja de entrada o la lista de tareas vacías, una sensación de satisfacción invade tu cuerpo. Pero no lo hagas cada día. Esta es una táctica para hacerla de vez en cuando, hay que verla como una manera de lidiar con las tareas necesarias que, si no se hacen, te llenan el día. Te darás cuenta del poder de esta táctica los días que no la uses: saber que puedes ignorar con seguridad el correo electrónico, las tareas que no son urgentes, dejar que se acumulen mientras te concentras en tu Prioridad.

#5 La «lista puede que». Las listas de tareas también pueden ocultar aquello que es más importante. Todos somos susceptibles de escoger el camino más fácil, el que se nos resista menos, especialmente cuando estamos cansados, estresados, agobiados o simplemente muy ocupados. Las listas lo empeoran, ya que mezclan tareas fáciles con otras difíciles-pero importantes. Cuando usas una de esas listas, tienes la tentación de posponer las tareas más importantes y terminas haciendo una de las fáciles. Sin embargo, las listas de tareas no son tan malas. Te permiten capturar cosas para que no tengas que retenerlas en tu cabeza. Con esas listas lo ves todo en un mismo lugar. Son un mal necesario. Mi solución para el problema de las listas de tareas es separar la decisión de qué hacer del acto de realizarla. Llamo a este enfoque la «lista puede que». Es exactamente lo que parece: una lista de cosas que puede que hagas. Los proyectos se quedan en la lista de los «puede que» hasta que decidas hacerlos tu Prioridad y consigas tiempo en tu agenda para realizarlos.

#6 La «lista de fogones». Me encanta la idea de la «lista puede que», pero yo necesito algo más detallado para ayudarme a elegir y hacer un seguimiento de mis prioridades más importantes. Mi método se llama la «lista de fogones». No hace un seguimiento de cada detalle de cada proyecto, ni te ayuda a hacer malabares con miles de tareas. Pero esto es precisamente lo que la hace útil. Esta lista es limitada intencionalmente. Con ella te das cuenta de que no puedes empezar el primer proyecto o tarea que te venga. Igual que el tiempo y la energía, la «lista de fogones» es limitada, y por esta razón te obliga a decir «no» cuando es necesario, y te obliga a mantenerte concentrado en tu Prioridad número uno. Así se hace esta lista:

Divide un papel en dos columnas. Dibuja una línea en medio del papel para crear dos columnas. La columna de la izquierda será tu fogón principal —es decir, allí anotarás las tareas más importantes—, y la columna de la derecha será tu fogón secundario —con las tareas menos importantes—.

Coloca tu proyecto más importante en el «fogón» principal. Solo puedes tener un único proyecto, actividad u objetivo en ese fogón. No dos, ni tres: solo uno. En la esquina de la izquierda, arriba, escribe el nombre de tu proyecto más importante y subráyalo. A continuación, anota las tareas para ese proyecto. Aquí deberías incluir cualquier tarea que puedas hacer en los próximos días para avanzar con el proyecto.

Deja espacio en la encimera. Deja el resto de la columna vacío. Será tentador llenar ese espacio con cualquier tarea que se te ocurra, pero la «lista de los fogones» no está diseñada para llenar la superficie del papel de manera eficiente; está pensada para que hagas un buen uso de tu tiempo y tu energía. El espacio en blanco no es solo para añadir más tareas al proyecto principal a medida que vayan surgiendo, sino que también se deja vacío para que ese espacio visual extra te permita concentrarte en lo más importante.

Pon tu segundo proyecto más importante en el fogón secundario. En la esquina de la derecha, arriba, escribe el nombre de tu segundo proyecto más importante y subráyalo, luego haz un listado de las tareas relacionadas. La idea es dirigir tu tiempo y tu atención de la misma manera que si estuvieras cocinando. Sin pensarlo, te centrarías en el fogón principal. Por supuesto, estarás pendiente del fogón secundario y volverás a él para mezclar lo que hay en el cazo o para girar una tortita, pero la acción principal estará en el fogón principal.

Crea un fregadero. Para finalizar, aproximadamente a la mitad por debajo de la columna de la derecha, haz una lista de tareas misceláneas que necesites hacer pero que no pertenezcan ni al proyecto 1 ni al 2. Da igual si son parte del proyecto 3 o 4, o si son totalmente aleatorias; se ponen en el fregadero con todo lo demás. No habrá espacio para todo en la «lista de los fogones», y esto significa que tendrás que dejar para más tarde lo que no es tan importante. Pero insisto, de esto se trata. He encontrado este gran proyecto, otro más pequeño, y luego una lista corta de tareas misceláneas, y todo esto es lo que puedo —¡o debería!— hacer a la vez. Si no cabe en el papel, no cabrá en mi vida.

La «lista de los fogones» es de usar y tirar, y a medida que voy tachando tareas la voy «quemando» y rehaciendo una y otra vez. Este acto de recrear la lista es importante. Me permite descartar tareas inacabadas que ya no son importantes, y también me hace reconsiderar cuáles son los proyectos que están en los fogones principal y secundario en el momento. A veces, será un proyecto del trabajo el que será prioritario; otras veces, uno personal ocupará ese fogón. No pasa nada, y es natural, que las cosas cambien. Lo que es importante es que solo puede haber un proyecto en el fogón principal. Y ahora, ¡a cocinar!

#7 Corre un esprint personal. Cuando empiezas un proyecto, tu cerebro es como un ordenador que está iniciando la sesión, cargando información relevante, normas y procesos en la memoria. Ese «proceso de arranque» requiere un tiempo, y tienes que repetirlo hasta cierto punto cada vez que retomas el proyecto. Esta es la razón por la cual, en nuestros esprints de diseño, los equipos trabajan en el mismo proyecto durante cinco días consecutivos. La información se retiene en la memoria de las personas de un día para el otro, permitiéndoles profundizar cada vez más en el reto. Como consecuencia, exponencialmente así conseguimos más logros que si las horas que dedicamos al proyecto estuvieran esparcidas entre varias semanas o meses.

#8 Planifica el día. Cuando no tienes un programa, has de estar decidiendo constantemente qué harás a continuación, y puedes distraerte pensando en lo que podrías o deberías hacer. Pero un día perfectamente planificado te da la libertad de concentrarte en cada momento. En lugar de pensar qué harás después, eres libre para concentrarte en cómo lo haces. Puedes fluir, fiándote del plan que ha diseñado tu yo pasado. ¿Cuál es el mejor momento para comprobar el correo electrónico? ¿Cuánto tiempo debería tomarme? Puedes diseñar las respuestas de antemano, en lugar de reaccionar al momento. En lugar de usar mi agenda, usé un método recomendado por Cal Newport en Enfócate (Trabajo profundo): escribir mi horario en un papel en blanco, e irlo reescribiendo a medida que las cosas van cambiando y evolucionando. Justo así: Funcionó. Reescribir constantemente me hacía pensar en cómo empleaba mi tiempo, me mostraba cuál era el mejor momento para escribir, y me ayudó a fijar una rutina. Ahora, cuando noto que las cosas están descontroladas, sé qué debo hacer: es el momento de replantear el día.

#9 Di «no». Bloquear, excavar y retractarse son maneras de ganar tiempo para tu Prioridad. Pero la mejor manera para escapar de las obligaciones de baja prioridad es no aceptarlas en primera instancia

#10 Vence las distracciones y gana tiempo para tu Prioridad. En este mundo, solo la fuerza de voluntad no es suficiente para proteger nuestra concentración. No lo decimos porque no creamos en ti o para justificar nuestra propia debilidad. Lo decimos porque sabemos exactamente a qué te vas a enfrentar. Pon barreras a las distracciones.  Cuando tu cerebro cambia el contexto —por ejemplo, de pintar un cuadro a responder un mensaje de texto y volver al cuadro—, este cambio tiene un coste. Tu cerebro tiene que «cargar» un conjunto de reglas e información en tu memoria funcional. Este proceso de arranque cuesta, como mínimo, unos minutos, y para tareas complejas puede tardar incluso más tiempo.

#11 Tarda en contestar a los demás (excepto si es importante). Estando en línea, todo el mundo puede contactar contigo, no solo las personas más relevantes de tu alrededor. Tienen preguntas acerca de sus prioridades —no de las tuyas— cuando les resulta conveniente a ellas —no a ti —. Cada vez que compruebas tu correo electrónico u otro servicio de mensajería, básicamente estás diciendo: «¿Hay alguna persona cualquiera que necesite mi tiempo ahora mismo?». Y, si respondes enseguida, envías una señal tanto para ellos como para ti mismo: «Pararé lo que esté haciendo para poner las prioridades de los demás antes de las mías, sin que importe quiénes son ni qué quieren».

Planifica tu día según tu energía

Nuestra atención y energía fluctúan a lo largo del día. Para optimizar la productividad debes planificar las tareas que requieran más concentración en los momentos en que notes más energía y atención.

Además de los ritmos circadianos, nuestra biología sigue también ciclos ultradiarios y en cada persona es diferente, de ahí la importancia de que analices tu caso concreto. Por ejemplo, durante 3 días anota tu nivel de energía y de atención que tienes cada hora.

  • ¿En qué momentos del día te notas con más energía y atención? ¿Estás planificando en esos momentos las actividades más importantes?
  • ¿En qué momentos tienes menos energía o atención? ¿Puedes realizar tareas administrativas o menos demandantes en ese horario?

Si hay momentos donde tienes energía pero poca atención podrías aprovechar para entrenar o salir a pasear. Al planificar tu día considerando tu biología lograrás más con menos esfuerzos. Cada cierto tiempo, repite este experimento variando algunos parámetros de tu jornada. Prueba a acostarte y levantarte una hora antes y observa el resultado.

Evita la multitarea

Podemos hacer varias cosas a la vez. No es difícil caminar y mantener una conversación, o cocinar mientras escuchamos la televisión. Lo que no podemos hacer es prestar atención a dos tareas a la vez. Al intentarlo, nuestro cerebro alterna rápidamente la atención entre las tareas, pero no está realmente concentrado en ninguna.

Quien persigue dos conejos, no caza ninguno.

Confuncio

Además, cada tarea requiere un contexto mental y cierta información de apoyo. Cuando abandonas una tarea para centrarte en otra, tu cerebro debe cambiar todo ese contexto antes de poder avanzar en ella, y esto supone un coste mental. Cuantos más cambios de tarea hagamos más ancho de banda mental desaprovechamos.

El cambio constante de atención aumenta además el riesgo de cometer un error. Con frecuencia, la consecuencia de hacer dos cosas a la vez es que no harás ninguna bien.

Por tanto, para mejorar la productividad debemos trabajar en una sola cosa a la vez y durante suficiente tiempo. De esta manera concentrarás toda tu atención en una tarea y minimizarás el coste que suponen los cambios constantes.

Recuerda: el problema se produce con tareas que compiten por el mismo canal de atención. Podemos, sin embargo, realizar tareas simultáneas si alguna de ellas está automatizada. Caminar no requiere mucha atención; podemos aprovechar ese tiempo para responder llamadas perdidas o escuchar un audiolibro. ¿Qué actividades sí podrías realizar a la vez para mejorar tu productividad?

Una vez que ha decidido cuál es su tarea número uno, cualquier otra cosa que haga es una relativa pérdida de tiempo. Cualquier otra actividad es menos valiosa o menos importante que ese trabajo según sus propias prioridades. Cuanto más se discipline para trabajar sin interrupción en una sola tarea, más avanza en la «curva de eficiencia». Y termina más trabajo de calidad en menos tiempo. Sin embargo, cada vez que interrumpe el trabajo rompe este ciclo y retrocede en la curva hasta donde cada parte de la tarea es más difícil y consume más tiempo.

Elbert Hubbard definía la disciplina como «la capacidad para obligarte a ti mismo a hacer lo que debes hacer, cuando debes hacerlo y tengas o no tengas ganas de hacerlo». El éxito en cualquier área requiere toneladas de disciplina. Disciplina personal, dominio y control de uno mismo son las piedras básicas para forjar el carácter y alcanzar el óptimo rendimiento. Si se centra con claridad en su tarea más importante y se concentra resueltamente hasta que esté terminada en un 100 %, realmente moldea su carácter. Se convierte en una persona superior. Será más fuerte, más competente, más seguro y más feliz. Se sentirá más poderoso y productivo. Y la clave de todo esto es determinar la cosa más importante y valiosa que puede hacer en todo momento y luego… «¡Tráguese ese sapo!».

Registra tu comportamiento

El simple hecho de llevar un diario y registrar con frecuencia aquello que quieres mejorar, te ayudará a mejorar tus resultados. Al observarte conviertes comportamientos inconscientes en actos conscientes. Y al ser consciente de ellos los podrás mejorar.

Registrar tus entrenamientos, tu comida y tus horarios de sueño hará que prestes más atención a estos tres ámbitos. Pesarte a diario te ayudará a reducir el riesgo de sobrepeso, ya que podrás tomar medidas a tiempo. Marcarte objetivos y planificar tu día te ayudará a mantener tu atención y reducir la distracción. Llevar un registro de hábitos te ayudará también.

«Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre»

William Thomson Kelvin

Comprométete

«El compromiso es lo que transforma una promesa en una realidad» – Abraham Lincoln

Todo el mundo quiere alcanzar sus objetivos, pero la mayoría se queda por el camino. El problema no es la falta de deseño, sino la falta de compromiso. El primer paso es, por tanto, comprometerse con el proceso.

Muchos confunden estar interesado con estar comprometido. Si estás interesado encontrarás excusas, si estás comprometido, buscarás soluciones. Si estás interesado harás las cosas solo cuando te apetece o es conveniente, si estás comprometido harás lo necesario siempre.

Estar comprometido con algo implica trabajar en ello a diario, independientemente del estado de ánimo. El compromiso requiere por tanto dos elementos: objetivos y hábitos.

Sin objetivos claros es imposible medir el progreso o la productividad. Estar ocupado en tareas que no te acercan a tus objetivos no es ser productivo. Por eso debes definir los objetivos más importantes que persigues cada semana. Además, te propongo pensar en un objetivo más global para las próximas doce semanas, y comprometerte con él. Doce semanas es suficiente tiempo para alcanzar un objetivo importante, pero no es tanto como para perder de vista la línea de meta o que flaqueen las fuerzas.

Pregúntate:

  • ¿Qué gran objetivo deseo alcanzar en las próximas 12 semanas?
  • ¿Cómo mejorará mi vida cuando alcance ese objetivo?
  • Con el objetivo claro, pasemos a los hábitos. ¿Qué acciones debo repetir cada día (o con frecuencia) para alcanzar mi objetivo? Detalla las 3 más importantes.

Define incentivos

Alcanzar cualquier objetivo completo te llevará tiempo. Si postergas indefinidamente cualquier tipo de recompensa tu cerebro aumentará tu resistencia, dificultado la adherencia.

Una estrategia para logarlo es el llamado «Empaquetado de tentaciones», y su implementación es sencilla. El primer paso es hacer 2 listas:

Una lista de hábitos que debes hacer pero te cuesta completar (en las que sueles procrastinar)Una lista de cosas que disfrutas pero que no contribuyen a tus objetivos
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Busca ahora conexiones entre ambas listas uniéndolas con una flecha. Después de hacer lo que debes (o mientras lo haces) permítete hacer lo que disfrutas. Algunos ejemplos:

  • Revisar Instagram después de haber completado cuatro Pomodoros
  • Ver series de televisión solo mientras haces ejercicio
  • Abrir una buena botella de vino el domingo solo si seguiste la dieta durante la semana
  • …

También puedes usar esta estrategia para cumplir determinados objetivos de corto plazo. Si en el trabajo debes realizar diez llamadas a posibles compradores, prométete un café cuando completes la mitad.

En resumen, utiliza las cosas que deseas como recompensa para hacer las que debes. De esta manera, hacer algo que mejorará tu futuro tiene una recompensa inmediata en el presente, reduciendo la procrastinación.

EVITA DISTRACCIONES

Despeja tu mente con volcados mentales

«Tu cerebro es para tener ideas, no para guardarlas»

David Allen

Las actividades pendientes, las preocupaciones y las ideas no procesadas fatigan a tu cerebro y erosionan tu productividad. Es difícil pensar con claridad en medio de un torbellino mental.

Cuando te sientas abrumad@ dedica unos minutos a realizar un «volcado mental». Este proceso consiste básicamente en trasladar al papel todo eso que ronda tu cabeza: ideas, preocupaciones, pensamientos persistentes, tareas pendientes… Si está en tu mente, vuélcalo al papel.

Lo primero que notarás es una mayor calma mental. Tu cerebro se quedará más tranquilo sabiendo que su contenido está seguro en un medio físico. Esto reducirá las distracciones y te ayudará a mantener tu atención durante los bloques de trabajo.

Liberar espacio mental te permitirá pensar con más claridad y procesas información con más velocidad. También evitará que las emergencias de cada jornada te hagan olvidar proyectos importantes

  • Enumerar las tareas pendientes te ayudará a priorizarlas y planificarlas.
  • Podrás agruparlas por temáticas y revisar si están realmente alineadas con tus objetivos.
  • Anotar tus ideas sobre nuevos proyectos es fundamental para darles forma y evaluar su vialidad.
  • Para las tareas y proyectos que dependan de ti, realiza una priorización, utilizando por ejemplo los modelos mentales de Pareto y la matriz de Eisenhower
  • Para las tareas o proyectos prioritarias, selecciona cuál podría ser la siguiente acción a realizar.
  • Incorpora las acciones más relevantes en tu siguiente ciclo de planificación semanal

Reduce distracciones externas

Las distracciones siempre han sido parte de la vida, pero son ahora magnificadas por la tecnología. Somos bombardeados con más información y a más velocidad que en cualquier momento anterior de la humanidad. A estas distracciones recientes se suman las de siempre: ruidos, compañeros, llamadas de teléfono,…

Algunas recomendaciones para limitar las distracciones:

  1. Define objetivos claros y un plan para alcanzarlos. Dirigir tu atención hacia las actividades esenciales es el primer paso para evitar que divague. Una mente sin objetivos claros es presa fácil de las distracciones. Recuerda definir cada día tus objetivos y trazar un plan tentativo
  2. Aléjate del teléfono mientras trabajas. Desactiva las notificaciones de todas las aplicaciones.
  3. Estable límites de tiempo para el uso de los dispositivos
  4. Haz pública tu agenda con otras personas para que sepan que le quieres dedicar tiempo a tus proyectos
  5. Mejora tu entorno. Tu mente se tranquilizará al saber que las distracciones están fuera de tu alcanza (por ejemplo no comprando comida basura, dejando la consola en casa de algún amigo,…)

¿Qué distracciones externas son más frecuentes en tu caso? ¿Qué estrategias vas a implementar para minimizar cada una de ellas?

Usa la siguiente plantilla para llevar el registro de las distracciones internas más frecuentes y prueba algunas ideas para minimizar su impacto:

Reduce las distracciones internas

Al contrario que las distracciones externas, la resistencia es interna. Por un lado, esto la hace más peligrosa. La resistencia te conoce mejor que ninguna amenaza externa y sabe cómo explorar tus debilidades. Por otro lado, saber que gran parte de tus distracciones se originan en tu interior te da más control. Si tú las creas, tú las puedes destruir.

Con frecuencia, la auto-distracción es una técnica de evasión. Trabajar en algo importante supone esfuerzo, y nuestro cerebro intenta impedirlo por todos los medios. Aplica estos consejos cuando notes el impulso de una distracción interna:

  1. Entiende que es normal. No te autocastigues por pensar en algo irrelevante cuando deberías estar concentrado en algo importante. En vez de frustrarte, recuerda que es el comportamiento por defecto de todos los cerebros. La culpa aumenta la resistencia.
  2. Explora la emoción. Si estás en mitad de un bloque de tiempo y te surge la tentación de revisar Instragram o tus mensajes de Whatapp, explora esa emoción. En vez de ceder ante ella o intentar suprimirla, analízala: ¿Qué sientes realmente? ¿Cómo se manifiesta ese impulso? Con frecuencia, el simple hecho de observar una emoción, sin juzgarla, se debilita.
  3. Planifica la tentación. Si la distracción persiste, anótala en el diario y recuérdate que la realizarás mas adelante. De esta manera podrás seguir concentrado en lo que tienes entre manos.

Recuerda, lo que repites se refuerza. Cada vez que cedes, la resistencia se fortalece. Por el contrario, cada vez que aplicas las técnicas anteriores para surfear la ola emocional, sin ser arrastrado por ella, tu capacidad de atención cede.

Usa la siguiente plantilla para llevar el registro de las distracciones internas más frecuentes y prueba algunas ideas para minimizar su impacto:

Identifica tus ladrones de tiempo

El tiempo es oro, por lo que debes de identificar tus “ladrones de tiempo” (tanto en el trabajo como en la vida personal) para identificar en qué “pierdes” tu tiempo. De esta forma serás consciente y cuantificarás en horas tus principales actividades del día y podrás optimizar tu tiempo. Durante los próximos 7 días, analiza en qué gastas tu tiempo desde que te levantas hasta que te acuestas y las horas que duermes. Elige una semana típica de tu vida, incluyendo los fines de semana.

Descansa

Muchos piensan que para aumentar su productividad deben simplemente trabajar más, restando incluso tiempo al entrenamiento o al descanso. Es un error. Estas actividades recargar tu energía, y sin energía no hay productividad.

Centrándonos en el descanso, podrías dividirlo en 2 categorías:

  • Descansos a lo largo del día:
    • como la técnica Pomodoro, que propone realizar descansos cortos cada 25 minutos y un descanso más largo cada dos horas.
    • Introducir actividad física ligera en estos descansos ayudará a recargar tu energía: camina, haz sentadillas, etc
  • Ten un sueño nocturno reparador.

¿Cómo puedes optimizar tu tiempo?

Dieta hipoinformativa

Es fundamental que aprendas a hacer caso omiso o a redirigir toda la información e interrupciones que sean irrelevantes, intrascendentes o que no sirvan para hacer algo. La mayoría son las tres cosas.

  • El primer paso consiste en elaborar y seguir una dieta hipoinformativa. Igual que el hombre moderno consume demasiadas calorías y calorías sin valor nutritivo, los trabajadores del conocimiento tragan datos en exceso y procedentes de las fuentes erróneas.
  • El diseño de vida se basa en la acción masiva: en producir. Para producir más hay que consumir menos. Casi toda la información consume tu tiempo, es negativa, irrelevante de cara a tus objetivos y está fuera de tu radio de influencia.
Di “NO”

Practica el arte de no terminar. Ésta es otra regla que tardé bastante tiempo en aprender. Empezar algo no justifica automáticamente terminarlo. Más no es mejor, y dejar algo a medias suele ser 10 veces mejor que terminarlo. Acostúmbrate a no terminar lo que sea aburrido o improductivo si un jefe no te lo pide.

Otros consejos:
  • Deja espacios en blanco en tu agenda, no rellenes todas las horas disponibles con cosas para hacer.
  • Quítate algunas notificaciones de tu Smartphone o déjalo en silencio (pero no lo mires!). No tienes que contestar a los mensajes nada más recibirlos.
  • Utiliza el tiempo de traslado: en bus, metro, coche o andar para hacer alguna actividad de provecho: escuchar un audiolibro, leer, escuchar música, mirar a tu alrededor.
    • Usar el coche o el tiempo de deporte para formarme con audiolibros
  • No intentes terminar todos los “pendientes” en una sola sesión porque te puedes frustrar si no lo logras
  • Acaba lo que comiences
  • Concéntrate en un solo asunto a la vez
  • Planifica tu tiempo libre
  • No seas perfeccionista o tendrás tareas abarrotando tu agenda de tareas pendientes. ¿Cuál es el nivel de calidad aceptable de la tarea? No malgastar energía innecesariamente.
  • Aumenta la rapidez con la que realizas tareas habituales
  • Organiza tu día: o bien el día anterior o ese mismo día por la mañana.
  • Restringir el uso del correo/redes sociales en determinado momento del día o en tiempos muertos
  • No es necesario decir a todo que sí
  • Definir bien los objetivos y planifica. Invertir tiempo en trabajar un plan, no es malgastarlo, sino un ahorro de tiempo a largo plazo. Planificar no solo a corto plazo. Tener visión a medio y largo plazo.
  • Agéndate citas contigo mismo para tareas de éxito personal.
  • Un día a la semana organiza:
    • Tu compra semanal al súper
    • Las comidas para toda la semana
  • Haz breaks de 10-15 min para hacer cosas que te gusten: pasear, prepararte un café, dibujar algo, etc. Tu productividad aumentará como la espuma.
  • Márcate objetivos diarios y cúmplelos.
  • Haz modificaciones en tu rutina que te hagan amar lo que haces
  • Mantén un orden en tu hogar y en tu trabajo, para que no pierdas el tiempo buscando cosas
  • Asigna tiempo a cada tarea: te entretienes pensado cosas por la mañana y tardas 1 hora y poco en salir de casa por las mañanas!
  • No intentes terminar todos los pendientes en una sola sesión porque te puedes frustrar si no lo logras
  • Concéntrate en un solo asunto a la vez
  • Anotar todo lo que se te venga a la cabeza, y una vez al día revisar esas cosas y asignarlas donde corresponda. Tomar un tiempo para apuntar los compromisos en el momento de conocerlos.
  • Planifica tu tiempo libre
  • No seas perfeccionista o tendrás tareas abarrotando tu agenda de tareas pendientes.
  • Aumenta la rapidez con la que realizas tareas habituales
  • Duerme un mínimo de 7 horas diarias
  • ¿Cuál es el nivel de calidad aceptable de la tarea? No malgastar energía innecesariamente
  • Aprovechar los momentos más tranquilos para realizar las tareas más complicadas.
  • Asignar plazos a las tareas a realizar. Deben ser realistas y no generar estrés.
  • Fraccionar los proyectos en unidades realizadas día tras día.
  • Automotivarse y reconocerse los propios éxitos.
  • Aprender a ignorar y a saber decir NO.
  • Dedicar tiempo a lo importante, evitando lo urgente
  • Delegar las tareas que lo requieran de manera correcta
  • Prioriza el orden de las tareas
  • Agrupar las tareas similares que nos permitan ahorrar tiempo.
  • Aprender a manejar eficazmente las interrupciones
  • Eliminas los hábitos de trabajo poco eficientes
  • Dedicar unos minutos al día para la reflexión y el análisis.

OTROS

Aprovecha el poder de los rituales

«Las grandes cosas se logran uniendo una serie de pequeñas cosas».

Vicent Van Gogh

El inicio del día condiciona su dirección. Por desgracia, la mayoría empieza el día sumergida en una vorágine de ruido y noticias, permitiendo que elementos externos tomen el control de su atención.

Para retomar el control de nuestro tiempo, atención y energía, debemos definir un ritual que ejecutaremos al inicio de cada día. Un ritual no es más que una serie de pequeñas acciones que, repetidas todos los días, se transforma en un hábito que mejora nuestras vidas.

Debes adaptar este ritual a tu agenda y prioridades, pero recomiendo incluir actividades que mejorarán los tres pilares de la productividad: tiempo, energía y atención. Incluye ejercicio, lectura, planificación, seguimiento de métricas clave, revisión de objetivos,…

Un posible ejemplo, nada más levantarse:

  • Persarse (1 min)
  • Beber un baso de agua (1 min)
  • meditación/respiración Win Hof (5-10 min)
  • Hacer café/té
  • Ejercicio de activación (5-10 min)
  • Tomar el café/té mientras planificas el día (10 min)
  • Desayunar (30 min)
  • Empezar la jornada

Lo que añades al principio del día es tan importante como lo que eliminas. No te expongas todavía a las noticias de tragedias en países lejanos ni a los circos mediáticos. Mantén tu atención centrada en aquello sobre lo que puedes actuar. Tras finalizar tu ritual, puedes empezar tu jornada.

Y lo mismo aplicaría al finalizar el día. Tener un ritual para cerrar tu jornada te permite cambiar tu estado mental, dejando atrás el modo trabajo para activar el modo descanso. Un ejemplo podría ser:

  • Registrar hábitos y evaluar el día (2-3 min)
  • Pasear, idealmente en compañín (20-30 min)
  • Cenar (30-45 min)
  • Ver medio episodio de tu serie favorita (30 min)
  • Reducir la intensidad de las luces y dejar las pantallas de lado
  • Leer (30-60 min)
  • Meditar (10-15 min)
  • Acostarse

Para cambiar tu vida debes cambiar lo que haces cada día, y establecer rituales para el inicio y el final de tu jornada te ayudará en este proceso.

Crea hábitos

Identifique sus obstáculos clave

¿Qué le retiene? ¿Qué establece la velocidad con que logra sus objetivos? ¿Qué determina cuán rápido se mueve desde donde está hacia donde quiere llegar? ¿Qué le detiene o le impide tragarse los sapos que verdaderamente pueden marcar la diferencia? ¿Por qué no ha logrado su objetivo todavía? Esas son algunas de las preguntas más importantes que se hará en el proceso de alcanzar altos niveles de productividad y eficiencia. Independientemente de lo que tenga que hacer, siempre hay un factor que limita y determina lo rápido y bien que conseguirá hacerlo. Su trabajo es estudiar la tarea e identificar en ella el factor limitante u obstáculo. Y entonces debe dirigir todas sus energías a aligerar ese atasco. La definición del obstáculo determina la estrategia que debe usar para aligerarlo.

La regla del 80/20 vale para los obstáculos que haya en su vida y en su trabajo. Esto significa que el 80 % de los obstáculos, de los factores que le están impidiendo lograr sus objetivos, son internos. Están dentro de usted, dentro de sus propias cualidades, capacidades, hábitos, disciplinas o competencias personales. Solo el 20 % de los factores limitantes son externos a usted y a su organización. Las personas exitosas siempre empiezan el análisis de los obstáculos con esta pregunta: «¿Qué hay en mí que me está frenando?». Asumen toda la responsabilidad que les corresponde y buscan por sí mismos tanto la causa como la solución de sus problemas.

Aprende continuamente

Una de las razones principales de las postergaciones y retrasos es la sensación de ineptitud, la falta de confianza o la incapacidad en un área clave de la tarea. El aprendizaje continuo es el requisito mínimo para el éxito en cualquier campo. La mejor noticia es que puede aprender cualquier habilidad que necesite para ser más productivo y eficaz. Puede convertirse en mecanógrafo si hace falta. Puede llegar a ser un experto en ordenadores. Puede ser un magnífico negociador o un supervendedor. Puede aprender a hablar en público. Puede aprender a escribir bien y con eficacia. Son habilidades que puede adquirir tan pronto como lo decida y las convierta en prioridades.

Lea sobre su especialidad por lo menos una hora cada día. Levántese un poco más temprano por la mañana y lea treinta o sesenta minutos un libro o una revista que contenga información que le pueda ayudar a ser más eficaz y productivo en lo que hace. Asista a todos los cursos y seminarios disponibles sobre habilidades clave que le puedan servir. Asista a las convenciones y encuentros de negocios de su profesión u ocupación. Participe en sesiones y jornadas de trabajo. Siéntese en primera fila y tome notas. Dedíquese a convertirse en una de las personas más conocedoras y competentes en su campo. Cuanto más aprenda y sepa, más seguro y motivado se va a sentir. Cuanto mejor sea, más capaz será de hacer más en su campo. Tal como puede construir su musculatura física mediante el ejercicio físico, de igual modo puede construir su musculatura mental con ejercicios mentales. Y no hay límites para lo lejos que puede llegar, salvo los límites que se ponga usted mismo en la imaginación

Refuerce sus talentos especiales

Haga regularmente un balance de sus talentos y capacidades únicas. ¿Qué hace especialmente bien? ¿Para qué es bueno? ¿Qué hace con facilidad y bien, y que a otras personas le resulta difícil? Si revisa su carrera, ¿a qué puede atribuir mayor responsabilidad en sus éxitos en la vida y en el trabajo? ¿Cuáles han sido los sapos más importantes que se ha tragado en el pasado?

Debería dirigir siempre sus mejores energías y capacidades a empezar y completar esas tareas clave donde sus talentos y capacidades únicas le permiten concretar las cosas y producir un aporte significativo. Si le tocara la lotería o recibiera una cantidad enorme de dinero y pudiera elegir cualquier trabajo o parte de algún trabajo para toda la vida, ¿qué trabajo elegiría? ¿Qué tipo de preparación debería plantearse para poder realizar de manera excelente ese trabajo? Sea cual sea su respuesta, empiece hoy mismo

Céntrese en áreas clave de resultados

Un área clave de resultados es algo que debe lograr si quiere tener éxito en su trabajo. Es un área de tareas de la cual usted es completamente responsable. Las áreas clave de resultados en administración, por ejemplo, son planificación, organización, equipo, delegación, supervisión, medición e informes. Estas son las áreas en las que un administrador debe obtener resultados para tener éxito en su área de responsabilidad. El punto de partida del rendimiento óptimo es que identifique las áreas clave de resultados de su trabajo. Discútalas con su jefe. Haga una lista de sus responsabilidades y asegúrese de que las personas que estén por encima de usted, o en el mismo nivel o sus subordinados, estén de acuerdo con ello.

Usted puede ser excepcional en seis de siete áreas clave de resultados, pero verdaderamente pobre en la séptima, y su pobre rendimiento en esa séptima área le hace retroceder y determina cuánto podrá lograr con el resto de sus habilidades. Esta debilidad actuará como un freno en su eficacia y será constante fuente de fricción y frustración. Es un hecho que todo el mundo tiene fortalezas y debilidades. Niéguese a racionalizar, justificar o defender sus áreas débiles. En cambio identifíquelas con claridad. Establezca un objetivo y haga un plan para ser muy bueno en cada una de esas áreas. ¡Piense! Puede que solo esté a una habilidad crítica de distancia del óptimo rendimiento en su trabajo.

Fuente:

  • Diario esencial – Marcos Vázquez
  • ¡Tráguese ese sapo! 21 estrategias para tomar decisiones rápidas y mejorar la eficacia profesional – Brian Tracy
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